Innostavia tavoitteita

Törmäsin useampaan blogitekstiin työn mielekkyydestä tai sen puutteesta ja mietin, mikä tekee omasta työstä mielekästä. Useinhan työpäivä koostuu irrallisista ToDo-listan tehtävistä, jotka pitää vain tehdä, jottei joudu selittelemään toisille tekemättömiä töitä tai venähtäneitä aikatauluja.

Jossakin tekstissä käskettiin miettimään, mikä on itselle tavoittelemisen arvoista ja tärkeää. Mikä on se juttu, joka motivoi päivittäiseen työntekoon?

Joku voisi näitä pohtiessaan keksiä itselleen uuden inspiroivan uran; minä löysin taas uutta käyttöä PostIt-lapuille.

Tavallisesti työlistallani lukee liuta projektien nimiä ja niihin liittyviä tehtäviä (lue raportti X, kirjoita dokumenttia Y, päivitä nettisivu Z). Nyt päätin kääntää asian ylösalaisin ja miettiä, mikä minusta on työssäni tärkeää ja tavoittelemisen arvoista. Ensimmäiselle PostIt-lapulle kirjoitin, mitä haluan saada tämän työpäivän aikaan. Ei siis tehtäviä vaan itselle tärkeitä tavoitteita: siirrä omaa osaamista aiheesta A toisille (kirjoittamalla siitä dokumenttiin Y). Ja, aivan oikein, samat tehtävät päätyivät lopulta myös sille lapulle, mutta niihin tuli mielekäs muoto ja niiden tekemiseen löytyi uusi into.

Toiselle PostIt-lapulle kirjoitin, mitä tavoitteita minulla on loppuvuodelle. Siihen lapulle nousi myös asioita, joita aiemmilla työlistoilla ei ollut ja jotka eivät liity mihinkään projektiin. Huomasin kuitenkin, että niille asioille on järjestettävä aikaa, jotta mielekkyys säilyy.

Mitä tärkeää sinä haluaisit saada aikaan?

Vaivan arvoista

Väitöskirjaprojektin loppuvaihe osoittautui yllättävän pitkäksi. Jätin omasta mielestäni valmiin käsikirjoituksen esitarkastettavaksi viime vuoden kesäkuussa, mutta kommentteja läpikäydessä ja korjauksia tehdessä vierähtikin vielä arkityön lomassa kuukausi jos toinenkin. Nyt kaikki kommentit on käsitelty, ja tekstiä on rutkasti lisää.

Uuden version valmistuttua en vieläkään uskalla juhlia, koska ainakin ulkoasuviilattavaa riittää, vaikka tarkastajat jo olisivatkin tyytyväisiä. Tässä vaiheessa jaan kuitenkin muutaman pohdinnan siitä, miksi puurtaminen oli vaivan arvoista.

1) Elämä ilman väitöskirjaa tuntuu uskomattoman hyvältä! Tällaistako elämäni oli myös ennen sitä? Ei tarvitsekaan joka välissä miettiä, milloin ehtisi taas lukemaan tai kirjoittamaan hetken. Hetken jo mietin, oliko menneiden vuosien stressaaminen tämän arvoista. Ehken kuitenkaan osaisi nauttia vapaa-ajasta, ellen olisi tullut tuntemaan sen puutetta.

2) Aloitin jatko-opinnot, koska halusin oppia lisää, saada motivaatiota tieteellisten julkaisujen lukemiseen, päästä ulkomaille vaihtoon ja kehittää jotain hienoa uutta. Vaikkei tohtorinpaperit vielä ihan hetkeen kädessä olekaan, niin nuo tavoitteet on jo saavutettu.

Hämmästyttävää kyllä, suuri osa oppimisesta ja lukemisesta tapahtui vielä tekstin korjauskierroksen aikana, eli tämäkin uuvuttava ja turhauttava viimeistelyvaihe oli enemmän kuin kannattava. Ulkomaille pääsin lopulta kolmessa eri vaiheessa kahteen eri maahan. Nyt melkein valmista työtä lukiessa huomaan myös tehneeni yhdessä työkavereitteni kanssa jotain hienoa uutta. (Jännä tunne, kun lähdeviitteitä omaan työhön etsiessään löytää aiheeseen liittyviä julkaisuja, jotka viittaavatkin minuun. Joku muukin on siis lukenut aikaansaannoksiani!)

Sivutuotteena prosessista jäi käteen toivottavasti paremmat hermot, hitusen parempi itseluottamus ja kykyä pistää asioita mittasuhteisiinsa. Toivoisin myös, että itsekurini olisi kehittynyt, mutta ehkä tyydyn vain kiittämään ystävääni Pomodoroa, jonka tikittäessä tämä työ tehtiin. 854 kellon pirinää takana (ja muutama vielä edessäkin).

Kas näin tehdään töitä

Kaksi kuukautta etätyöskentelyä väitöskirjan parissa onnistui muutaman näppärän keinon avulla niin sujuvasti, että blogikirjoittelu jäi kuitenkin vähiin. Jaanpa työntekovinkkini nyt sitten jälkikäteen kiinnostuneille.

Apu 1: Pomodoro

Tomaattitekniikkaa olen ylistänyt ennenkin, mutta se ansaitsee edelleen ensimmäisen sijan. 25 minuutin työ + 5 minuutin tauko -rytmi ja tarkka päiväkirjanpito tehdystä työstä oli perusta tehokkaalle keskittymiselle.

Apu 2: Kirjoituskone

Suurimman osan ajasta en ollut omalla tietokoneellani kiinni verkossa. Läppäri hoiti siis pelkän kirjoituskoneen virkaa, ja mahdolliset nettitarkistamiset piti tehdä vieressä olevalla toisella tietokoneella. Tämä osoittautui äärimmäisen tehokkaaksi. Ensinnäkin kirjoittamisen flow säilyy paremmin, kun asioita ei voi saman tien tarkistaa netistä (ja unohtua niille teille liian pitkäksi aikaa). Toiseksi teksti tulee jäsennettyä paremmin, kun viittauksia ei voi edes alustavasti kopioida suoraan omaan tekstiin, vaan teksti täytyy muotoilla suoraan omaan tekstiin sopivaksi.

Apu 3: Sähköpostivapaus

Onnistuin rajoittamaan sähköpostien lukemisen noin yhteen kertaan viikossa, mikä soi työrauhan muille päiville. ”Sähköpostipäivinä” yllätti se, että puoli päivää saa hyvin kulumaan sinänsä pienten asioiden hoitoon. Kuinka paljon niihin hujahtaakaan aikaa, jos samaa tekee jatkuvasti joka päivä..?

Kokemukset ylläolevista keinoista olivat niin hyviä, että samaa tekisi mieli jatkaa myös tavallisissa töissä. Siihen tarvittaisiin myös yhteisiä pelisääntöjä. Olisiko perjantai sopiva sähköpostipäivä? Muina päivinä tekisin mielelläni töitä. Kakkostietokone kirjoituskoneeksi olisi myös kätevä työväline.

Aikataulutettua etenemistä

Vajaa kaksi viikkoa väitöskirjan kirjoitusrupeamaa takana, ja tehtävä tuntuu edelleen mahdolliselta suorittaa.

Olen hahmottanut vihdoin, mikä tutkimukseni teoreettinen viitekehys oikein onkaan, saanut luettua monta lukulistalla kauan ollutta artikkelia ja löytänyt helmiä vanhoista tutuista teksteistä. Enää ei pelota se, että joku muu olisi tehnyt samoja löydöksiä aiemmin vaan osaan jo ilahtua siitä, jos löydän aiemmin julkaistua tukea omille havainnoilleni. Myös työn rakenne alkaa hahmottua siinä määrin, että erillisiä tekstipalasia on mahdollista tuottaa rungon sisään.

Ensimmäistä kertaa olen käyttänyt Pomodoro-tekniikkaa tiukan säntillisesti kokonaisten työpäivien ajan ja nyt jo neljä päivää putkeen. Kokemukset ovat pelkästään positiivisia. Nyt kun aloin myös pitää päiväkirjaa tekemisistäni, työn jaksottaminen puolen tunnin pätkiin tuntuu entistä mielekkäämmältä.

Raportointiin olisi olemassa omia ohjelmiakin, mutta minulle riitti nyt mainiosti excel hienoisine värikoodeineen. Keltainen tuottaa tekstiä itse opukseen ja punainen menee niihin töihin, joihin ei pitänyt keskittyä nyt. Itselleni tuntuu sopivan tapa vaihdella luku- ja kirjoitusmoodin välillä toisinaan jopa pomodoro kerrallaan, niin tylsyys ei pääse yllättämään ja opitut asiat voi tuoreeltaan jalostaa omaksi tekstiksi.

Kellokortti vaihtui Pomodoroon

Aloitin tänään kahden kuukauden mittaisen väitöskirjankirjoitusvapaan. Olen odottanut päivää pelonsekaisin tuntein mutta näköjään suotta. Milloinkohan olen viimeksi tuntenut itseni yhtä inspiroituneeksi ja vapaaksi?

Kotona kirjoittaessa takaraivossa ei tikitä kellokortti, vaan kirjoituspäivä rytmittyy positiivishenkisesti Pomodoro-kellon tahdissa. 25 minuutin kirjoituspuuskia seuraa 5 minuuttia neulonnan riemua, ja väitöskirjan alustava nimi ja rakenne alkaa olla kasassa jo puolivälissä päivää.

Tämän blogin olin jo melkein ehtinyt unohtaa, mutta sähköpostini muistutettua siitä päätin ottaa sen taas käyttöön. Jotta tämän päivän innostus ei lopahda ja itsekuri petä, raportoin kirjoitusprosessin etenemisestä aika ajoin myös julkisesti. Tsemppaus ja kommentointi sallittua. 😉

Miksi yhteissuunnittelu jyrää osallistuvan suunnittelun

Työpöydälle on kertynyt pino Niitä Artikkeleita, jotka pitää lukea voidakseen ymmärtää omaa tutkimustaan ja puhuakseen sujuvasti siitä. Kummallista kyllä, monet ovat lojuneet siinä (liian) pitkään ja sopiva lukuhetki odotti ilmeisesti etätyöpäivää.

Hiukan epäröin, kehtaanko edes tunnustaa, että luin vasta tänään Sandersin ja Stappersin mainion artikkelin Co-creation and the new landscapes of design vuodelta 2008. (Mutta olin sentään printannut sen jo puoli vuotta sitten, ja alkusivuille oli kertynyt alleviivauksiakin jonain hiljaisena hetkenä.) Luin innolla tekstiä, joka sanoitti osuvasti omia pohdintoja ja rakensi linkkejä itseäni vaivanneiden käsitteiden välille.

Kuten pari edellistä kirjoitustani osoittavat, suhteeni osallistuvaan suunnitteluun ei ole ollut ihan mutkaton. Ehkä kyse on vain akateemisesta termipelistä, mutta omaa työtäni kuvatessa joudun aina arpomaan, puhunko käyttäjäkeskeisestä, osallistuvasta vai yhteissuunnittelusta tai suorastaan käyttäjä-/yhteisölähtöisestä innovoinnista. Verkkopohjaisessa yhteissuunnittelussa on osallistuvan suunnittelun taustafilosofiaa mutta myös selkeitä elementtejä jo hiukan vanhentuneesta käyttäjäkeskeisestä suunnittelusta.

Sanders ja Stappers analysoivat historiallisia taustoja niin, että itsekin lopulta ymmärrän, miksi oikean (ja pätevimmän kuuloiseen) termin valinta (osallistuva vai yhteissuunnittelu) on tuottanut päänvaivaa. Kyse on tavallaan samasta vanhasta asiasta, jota on puitu akateemisesti 1970-luvulta asti. Miksi asiasta on siis tullut trendikästä vasta nyt?

Osallistuva suunnittelu on kotoisin akateemisesta maailmasta eikä sillä Sandersin ja Stappersin mukaan ole ollut juurikaan vaikutusta bisnesmaailmassa. Taustalla on paljon samaa kuin yhteissuunnittelussa (co-design): tuotteiden ja palvelujen käyttäjät otetaan mukaan suunnitteluprosessiin alusta asti ja heille annetaan myös valtaa päätöksentekoon. Osallistuvan suunnittelijan edustajat eivät kuitenkaan onnistuneet markkinoimaan demokraattisen osallistumisen näkökulmaa massamarkkinoille ennen kuin bisnesyhteisö keksi myyvemmän termin ”arvon yhteisluonti” (value co-creation). Prahalad ja Ramaswamy julkaisivat vuonna 2004 aiheesta kirjan The Future of Competition: Co-Creating Unique Value with Customers.

Lyhyesti osallistuvan suunnittelun heikkouksia käytännön soveltamisessa:

• akateemista, tutkijoiden vetämää toimintaa – liian kaukana liiketoiminnasta
• keskittynyt organisaatio- ja työ-kontekstiin kuluttajien ja vapaa-ajan palvelujen sijaan
• perinteiset menetelmät eivät tue kaikkien aktiivista osallistumista. Vaikka puhutaan demokraattisesta suunnittelusta, osallistumaan pääsevät vain jotkut käyttäjien edustajat.

Mikä yhteissuunnittelussa sitten on toisin?

• sovellettavissa mihin tahansa, nimenä vetoaa myös johtajiin
• olennaista yhteinen luova toiminta: käyttäjät mukaan ideoinnista alkaen
• avoin uusille menetelmille ja interaktiotavoille
• tutkija muuttuu tukijaksi (sen sijaan, että tutkitaan ja analysoidaan ihmisten tarpeita, tuetaan ihmisiä löytämään itse ratkaisuja omiin tarpeisiinsa)

Epädemokraattista suunnittelua

”Designin ei pidä koskaan olla demokraattista”, väitti Leisa Reichelt jo pari vuotta sitten blogissaan. Ilahduin törmättyäni lauseeseen pienellä viiveellä, sillä samaa olen pohtinut itsekin, vaikkei lausetta tohtisikaan sanoa ääneen.

Kun tekee töitä sosiaalisen median ja kansalaisosallistumisen parissa, olisi jotenkin mukavampaa sanoa, että massojen viisaus toimii ja kaikkien ääni on yhtä arvokas. Vaan ei se ole. Designereita tarvitaan myös sosiaalisessa mediassa.

Reicheltin kokemukset yhteisölähtöisestä kehittämisestä ovat kuitenkin ilahduttavan positiivisia. Massojen viisaus toimii kyllä ja auttaa designeria, kunhan tämä on valmis toimimaan sosiaalisessa mediassa ja seulomaan merkityksellisiä ääniä kohinan seasta. Varsinainen työ on kuitenkin syytä jättää ammattilaiselle.

Osallistuvaa suunnittelua ennen ja nyt

Luin niin vanhoja artikkeleita, että niihin on melkein vaikeaa linkittää järkevästi. Mitä lie kaipuuta historiaan ja termien taustojen ymmärtämiseen, kun lueskelin taksonomiaa osallistuvan suunnittelun käytännöistä vuodelta 1993.

Kummallisen moni asia oli maailmassa valmiina jo silloin.

Ja toisaalta tuo maailma, jossa työpaikoille vaadittiin demokratiaa toimistosovellusten kehittämiseen ammattiyhdistysten voimalla, tuntuu itselleni kovin vieraalta. En toki väitä, että toimisto-ohjelmat olisivat vielä kehityksen huipussa tai että käyttäjien huomioiminen niiden suunnittelussa olisi kunnossa. Jotenkin kyseinen sektori vaan tuntuu kovin pieneltä ja epäkiinnostavalta nicheltä. 17 vuodessa tietokoneille on löytynyt muitakin käyttökohteita kuin työnteko.

Ehkä tämän tosiasian toteaminen helpottaa itseäni myös sen osalta, ettei osallistuvan suunnittelun ole yhteisöpalveluiden aikakaudella pakko jämähtää samoihin menetelmiin, joita käytettiin ammattiyhdistysten kanssa puoli vuosisataa sitten. Yhdyn mielelläni Asbjørn Følstadin mietteisiin osallistuvan suunnittelun 2.0 versiosta, jossa käyttäjät voivat osallistua suunnitteluun ja kehittämiseen sosiaalisen median kautta.

Kun ei ole aikaa, kirjoita blogia

Petri Kolan blogipostauksen innoittamana tajusin taas, että pitäisi itsekin useammin jäsentää ajatuksiaan kirjoittamalla. Blogia voisi käyttää lempeän itseruoskinnan työkaluna silloin, kun kirjoittamiseen on vaikea päästä käsiksi. Kun tuntuu, ettei oikeaan kirjoittamiseen löydy aikaa, voi hakea blogikirjoittamisesta ryhtiä ajatuksiin ja huomata, ettei edessä oleva urakka olekaan ylitsepääsemätön.

Minulla on siis deadline tieteelliselle artikkelille. Se on syy sekä iloon (hyvä syy saada asioita aikaan) että ahdistukseen (voi, miksen aloittanut jo aiemmin).

Jotta perjantaina käsissäni olisi hajanaisten ajatusten sijaan laadukas julkaisu, jäsennän viestini julkisesti jo etukäteen. Sitä paitsi WordPressin miellyttävä tekstinkirjoituskenttä tekee asioista Wordia helpommin lähestyttävämpiä.

Aihe: Verkkopohjainen menetelmä ohjelmistojen yhteiskehittämiseen käyttäjien kanssa

Viesti: Verkon kautta tavalliset kuluttajakäyttäjät voidaan ottaa tiiviimmin mukaan ohjelmistokehitysprojektiin ja antaa heille vahvempi rooli ideoinnissa, suunnittelussa ja päätöksenteossa.

Menetelmä: Kuuden kuukauden kehitysprojekti, jossa 30 käyttäjää osallistui web-palvelun toteuttamiseen alkuideoinnista testaukseen. Käyttäjien ja kehittäjien kokemuksia on kerätty haastatteluilla sekä kyselyillä eri vaiheissa projektia.

Tulokset: Käyttäjät olivat tyytyväisiä verkkotyökaluihin, joiden kautta osallistuminen oli helpompaa kuin kasvotusten. Suuri osa käyttäjistä pysyi aktiivisina osallistujina koko projektin ajan.

Pohdinta: Verkkotyökalut muuttavat käyttäjien roolia aktiivisemmaksi, mutta toisaalta jatkuva ohjaaminen (välittäjärooli) on ensisijaisen tärkeää prosessin onnistumisen kannalta. Käyttäjien aktiivinen rooli ja mahdollisuus vaikuttaa lopputulokseen motivoi osallistumiseen. Käyttäjien on helpointa osallistua pieniin yksittäisiin tehtäviin, mutta kokonaisuuden suunnitteluun tarvitaan ammattilaista.

Oppimista tehtyä arvioimalla

Artikkeliluonnostani kommentoinut tuntematon vertaisarvioija kehotti minua lukemaan Torgeir Dingsøyrin artikkelin jälkipuintiarvioinneista (Postmortem reviews: purpose and approaches in software engineering). No minähän luin ja hämmästyin siitä, miten en ollut tullut ajatelleeksi, että kaksi lempiaiheistani liittyivätkin yhtäkkiä niin olennaisesti toisiinsa. Että organisaation oppimista tapahtuu ohjelmistoprojektien kautta.

Kyllä, se on minustakin itsestään selvää. Teoria vaikuttaa aina kauniilta ja selvältä, eikä siinä tällä kertaa ollut edes mitään uutta. Hämmästystä aiheuttaa se, miksen ole tullut soveltaneeksi samaa itsestäänselvyyttä myös käyttäjälähtöisissä tutkimusprojekteissa. Niidenkin kokemukset voisi analysoida systemaattisesti hyväksi havaittua metodia käyttäen yhdessä kaikkien osallistujien (myös käyttäjien) kanssa.

Kyllä, senkin pitäisi toki olla itsestään selvää. Huonoa omaatuntoa hiukan huojentaa tieto siitä, että arvioinnit sivuuttamalla kuulun 80 prosentin enemmistöön. Ja se fiksumpi viidenneskin keskittyy loppuarvioinneissaan useimmiten teknisiin yksityiskohtiin ja byrokraattisiin mittareihin sen sijaan, että ottaisi opiksi toiminnan prosesseista ja kehittäisi niitä.

Dingsøyrin paperia voisi siis suositella muillekin. Artikkeli pohjaa käsityksensä oppimisesta 1) käytäntöyhteisöihin (community of practise), joissa oppimista tapahtuu yhteisen osallistumisen kautta, sekä 2) hiljaisen ja käsitteellisen tiedon vuorovaikutteiseen prosessiin (Nonakan ja Takeuchin mallin mukaan). Projektin loppuarvioinnissa oppimista tapahtuu, kun hiljaista tietoa käsitteellistetään puheeksi ja jaetaan keskustelun kautta muiden käytäntöyhteisön jäsenten kanssa. Keskustelu päihittää tehokkuudellaan ja yksinkertaisuudellaan kaikki kalliit tiedonhallintajärjestelmät.

Dingsøyr esittelee kolme helppoa ja nopeaa menetelmää ohjelmistoprojektin jälkiarviointiin. Kaikkiin menetelmiin jollain tapaa kuuluvat vaiheet ovat:

• valitse ja kutsu osallistujat, sekä viesti tilaisuuden tavoite
• (henkilökohtainen ennakkopohdinta: mikä meni hyvin, mikä huonosti)
• valitse fasilitoija, joka ei kuulu itse projektiin eikä ole osallistujien esimies
• työpaja (0,5-2 päivää projektin laajuudesta riippuen)
  • palaa alkuperäisiin tavoitteisiin ja peilaa onnistumista niihin
  • mikä meni hyvin ja miksi, miksi, miksi (syiden kalastus esim. kalanruototekniikalla)
  • mitä olisi voinut tehdä paremmin, miksei niin tehty
  • kehitysehdotuksia
• raportointi sekä esittely projektijohdolle ja osallistujille

Työpajoissa voidaan vapaamuotoisen keskustelun sijaan käyttää myös systemaattista tekniikkaa esim. post-it-lapuilla, joille osallistujat listaavat sekä onnistumisia että ongelmatilanteita ja jotka ryhmitellään ja nimetään yhdessä. Lopuksi havainnot voidaan priorisoida raportointia varten.